2021년 6월부터 12월까지 진행하였던 계약을 드디어 마무리했습니다! 계약 종료 시점에 잔금을 신청하였고 연말 보너스로 잔금 입금까지 완료되었습니다. 대학원 시절부터 과제는 매우 많이 수행해왔지만 이번에는 제가 직접 제안서, 입찰, 선금, 잔금 서류 등 처음부터 끝까지 준비하고 수행한 적은 처음이었네요. 지금 생각해보면 누구든지 시간을 들여 충분히 할 수 있는 일이지만 처음 맞닥뜨렸던 서류의 압박은 정말 상상 이상이었습니다. 그동안 행정 처리를 대신해주셔서 마음 편히 코딩만 할 수 있게 서포트해주신 사무직 분들께 정말 감사드립니다 ㅎㅎ. 이번 포스트에서는 잔금을 마무리하는 과정에서 필요한 서류들을 정리해볼까 합니다.
과제 마무리
먼저 당연히 과제가 마무리되어야 합니다. 입찰 측의 과제 담당자 (보통 계약 담당자는 사무직 분들이시고 과제 담당자는 보통 같이 일하는 연구자가 되겠죠.)와 과제 제안 시의 성과물을 모두 충족시켰는지 확인하고 이를 납품합니다. 이번 과제 경우에는 소스코드와 한글/워드/pdf 등의 전자파일로 된 최종보고서를 납품하였습니다. (납품 성과품은 보통 처음 계약서에 명시되어 있고 보통 용역 계약 종료일 5일 전까지 (근무일 기준) 납품하여야 합니다.) 최종보고서의 경우에는 용역 진행 상황 공유를 위해 중간중간 코드 매뉴얼을 만들어 둔 덕분에 짧은 시간 안에 만들 수 있었습니다. 이후 납품 성과품을 입찰 측 감독원에게 승인을 받으면 공식적으로 과제가 마무리된 것이라 볼 수 있습니다. (원래 직접 가서 발표를 해야 하나 코로나 덕분에 스킵했네요.)
완수확인요청서
이제 과제 제출까지 마무리했으니 나라장터를 통해 완수확인요청서를 입찰 측에 송부합니다. 이때 필요한 것이 수의계약 서류를 준비할 때 마련해두었던 범용공인인증서입니다. 저 같은 경우 실수로 컴퓨터 포맷을 해서 범용공인인증서가 날아가버려 다시 돈 주고 사야 되나 했었는데, 은행 홈페이지에서 쉽게 재발급받을 수 있었네요.
먼저 범용공인인증서로 나라장터에 로그인 후 문서함에 들어가면 전에 체결한 용역계약서가 있을 텐데 이를 클릭합니다. 스크롤을 쭉 내려 "업무화면이동" 버튼을 클릭하고 다음 페이지에서도 스크롤을 쭉 내려 "완수확인요청서" 버튼을 클릭합니다. 클릭하면 완수확인요청서 신청 페이지가 나오고 문서번호, 계약자정보를 적은 이후에 완수확인요청서 서류를 첨부하면 됩니다. (그림 1 참조) 그럼 완수확인요청서에는 어떤 서류들이 포함되어야 할까요?
완료 신고서
공문처럼 해당 계약을 완료하였다는 서류입니다. 크게 1) 용역명, 2) 계약금액, 3) 계약체결일 (계약서 상), 4) 계약기간, 5) 실제완료일 (조달청 완수확인요청서 송부 시점)을 작성하고 주소, 상호, 대표 이름을 적고 사인해서 스캔합니다. (사인이나 도장이 있어야 합니다.)
성과품 목록
성과품 목록을 표 형태로 작성합니다. 간단히 소스코드 1부, 결과보고서 1부, 매뉴얼 1부 정도로 작성했습니다.
사진대지
사진대지에는 용역에 관련된 사진 6장 이상과 사진에 대한 설명이 들어가야 합니다. 소프트웨어 용역의 경우에는 구체적인 물품이 존재하지 않기 때문에 코드 구현 사진과 프로그램 동작 사진을 첨부했습니다.
보안확약서
말 그대로 보안사항을 준수하겠다는 내용이 담깁니다. 아마 입찰 측에서 템플릿을 전달해줄 텐데, 대충 1) 용역사업 중 취득한 산출물 및 장비를 반납 및 폐기, 2) 용역수행으로 취득한 제반사항을 누설하거나 공개하지 않음, 3) 이를 어겼을 경우 법적 책임 부담 등의 내용이 있을 겁니다. 이번 과제에는 저만 참여했기 때문에 제가 사인한 보안확약서 1장만 필요하나 기타 계약업체나 하도급 업체가 있을 경우 협력업체 출입인력의 서약서 또한 필수적으로 포함되어야 합니다. (단순히 사업 참여인력이 많고 기타 협력업체가 없을 경우 참여인력의 서명부를 받아 대표자가 붙임문서로 제출합니다.)
자료인수인계대장
입찰 측에서 제공한 장비, 코드 등을 다시 반납하거나 폐기를 완료했다는 것을 증명하는 문서입니다. 당연히 제공자, 수령자 두 명에 대해서 수령, 반납에 대한 확인 서명이 필요합니다. 딱히 제공받은 자료가 없을 경우 내지 않거나 빈칸으로 제출하면 됩니다.
이 서류들을 모두 준비하여 스캔한 뒤 하나의 pdf 파일로 묶어 나라장터에 제출하면 됩니다. 완수확인요청서를 기반으로 과제 검수가 완료되면 조달청을 통한 행정처리는 마무리되었고 이제 잔금을 받을 수 있습니다.
대금지급서류
대금을 지급받으려면 마찬가지로 서류가 필요하겠죠. 다행히도 대금지급 서류는 선금지급 서류와 굉장히 비슷합니다.
하자보증보험증권
보통 계약 종료 시에 발주자가 하자발생에 대한 보증서를 요청하는 경우가 대부분인데 계약 검수 후에 수주자가 하자담보책임기간 동안의 하자보수를 담보하기 위하여 발주자에게 발급하는 증권으로서 마찬가지로 서울보증보험에서 발급받을 수 있습니다. 서울보증보험에 방문하면 하자보증보험증권을 발급받을 수 있는데, 내용은 보통 하자보증기간 (보통 1년) 동안 계약금액의 특정 퍼센트를 하자보증금으로 서울보증보험에서 보증해준다는 내용이 담겨 있습니다. (보증금율은 계약마다 상이하나 보통 3~10% 이내입니다. 소프트웨어 용역의 경우 보증금율이 건설 쪽에 비해 낮습니다.) 간단히 말하면 서울보증보험에서 하자보증을 설 테니 수주자한테 잔금 줘도 된다는 것이죠. 보험료도 계약금액에 따라 다르나 저번 선금이행보증보험증권에 비해 저렴한 편입니다.
선금정산서류
먼저 지급받은 선금을 정산해야 합니다. 여기서 정산이랑 받은 선금을 신청한 내역에 맞게 올바르게 사용했냐는 것이죠. 제가 처음이라 이 부분을 헤맸는데, 선금 신청 시의 선금 비용항목에 적은 비용보다 무조건 이상으로 사용하여야 합니다. 즉, 재료비로 만원을 선금으로 받았으면 만원 이상의 재료를 샀다는 증빙을 해야 한다는 것이죠. 따라서 부랴부랴 다이소에 가서 usb를 사서 맞추었습니다. (재료도 아무거나 사면 안되고 계약서 상에 명시되어 있는 재료 품목으로만 구비해야 합니다.) 인건비의 경우 사업자 통장에서 개인통장으로 이체한 내역을 보내면 됩니다.
서류로는 1) 인건비 혹은 재료비로 언제/얼마나 사용하였는지 표로 작성한 선금사용명세서와 2) 선금사용명세서에 담긴 내용을 증빙할 영수증, 통장 내역 등을 담은 지출증빙서류, 3) 선금액, 정산액을 정리한 총괄내역서 총 3가지가 필요합니다.
기타서류
국세완납증명서, 지방세완납증명서, 4대보험 완납증명서, 통장사본이 필요합니다. 완납증명서는 반드시 유효기간을 확인하여야 하며, 인터넷으로 쉽게 발급받을 수 있습니다. 이 서류들이 모두 구비되면 마찬가지로 하나의 pdf 파일로 묶어 발주자 쪽으로 송부합니다. 서류에 별 문제가 없다면 세금계산서/현금영수증 발급을 요청할 것이고 지출증빙으로 해서 세금계산서를 발급해주시면 됩니다.
용역과제가 잘 마무리되어 뿌듯합니다. 해왔던 여러 과제들 중 첫 단계부터 주도적으로 이끌어 마무리까지 지으니 굉장히 보람차네요. 서류를 준비하면서 왜 이렇게 불필요한 작업들을 할까라는 생각이 점점 명확한 계약이행을 위해 이러한 서류들이 당연히 필요하겠구나라는 생각으로 바뀌게 되었네요. 멀리서 보면 매우 비효율적으로 보여도 가까이 보면 이유 없이 존재하는 것은 없죠. 프리랜서나 공공기관과의 계약을 준비하시는 분들께 많은 도움이 되었으면 좋겠습니다.
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